Manajemen data referensi adalah proses mengelola klasifikasi dan hierarki di seluruh sistem dan lini bisnis, yang mungkin termasuk melakukan analisis data referensi, melacak perubahan dalam data referensi, mendistribusikan data referensi dan banyak lagi. Untuk manajemen data referensi yang efektif, perusahaan perlu menetapkan kebijakan, kerangka kerja, dan standar untuk mengarahkan dan mengelola data referensi internal dan eksternal.
Diagram manajemen data referensi
Manajemen Data Referensi (MDR) menjadi elemen kunci dalam manajemen data induk. MDR menyediakan proses dan teknologi untuk mengenali, menyelaraskan, dan berbagi kumpulan data yang relatif statis dan dikodekan untuk “referensi” oleh banyak kelompok (orang, sistem, dan domain data master lainnya). Sistem seperti itu menyediakan tata kelola, proses, keamanan, dan kontrol audit di sekitar domain data referensi.
Selain itu, sistem MDR juga mengelola pemetaan kompleks antara representasi data referensi yang berbeda dan domain data yang berbeda di seluruh perusahaan. Sebagian besar sistem MDR kontemporer juga menyediakan konektivitas, biasanya lapisan layanan arsitektur berorientasi layanan (juga dikenal sebagai: layanan mikro), untuk berbagi data referensi dengan aplikasi bisnis, analitik/ilmu data dan aplikasi dari pemerintahan.
Mengapa manajemen data referensi begitu penting?
Sebelum ketersediaan solusi Manajemen Data Referensi (MDR) komersial, organisasi membuat solusi khusus menggunakan perangkat lunak yang ada seperti, spreadsheet, perangkat lunak alur kerja (Manajemen Proses Bisnis) dan alat lainnya. Sistem ini sering tidak memiliki manajemen perubahan, kontrol audit, dan keamanan/izin terperinci. Akibatnya, solusi tradisional ini semakin menjadi risiko kepatuhan.
Karena data referensi digunakan untuk mendorong proses bisnis utama dan logika aplikasi, kesalahan dalam data referensi dapat memiliki dampak bisnis yang negatif dan berlipat ganda yang signifikan. Perbedaan dalam data dasar: (1) mempengaruhi kualitas data; (2) mempengaruhi integritas laporan bisnis; dan (3) mereka juga merupakan sumber umum kegagalan integrasi aplikasi.
Apa manfaat dari pengelolaan data referensi?
Salah satu manfaat manajemen data referensi adalah dengan memusatkan kontrol, Anda akan memastikan bahwa konsistensi dan kepatuhan tetap terjaga. Ini membantu tim bisnis mengakses, mendistribusikan, dan memperbarui data referensi di berbagai sistem secara konsisten dan terkontrol untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Manajemen data referensi yang efektif akan memungkinkan perusahaan untuk menskalakan operasi dan proses analitiknya, juga dapat memberikan kemampuan untuk bereaksi dengan cepat terhadap persyaratan data baru atau perubahan pasar tanpa merestrukturisasi data di seluruh perusahaan.
Manajemen data referensi akan membawa konsistensi pada data Anda. Dengan mengelola setiap versi data referensi dan menghubungkannya melalui kotak korespondensi, perusahaan akan mencapai konsistensi semantik dari waktu ke waktu dan di seluruh standar yang berbeda. Tanpa konsistensi ini, organisasi akan mengalami kualitas data yang buruk, dan kesalahan kecil dapat berubah menjadi kesalahan yang mahal dalam jangka panjang.
Kriteria evaluasi manajemen data referensi
Kemampuan untuk memetakan data referensi
Selain kumpulan data referensi konvensional (kode negara, mata uang, bahasa, dll.), pusat MDR perlu mengelola versi baru khusus untuk aplikasi, industri, dan kasus penggunaan, serta adaptasi lokal ( misalnya, versi bahasa asing). Selain itu, Anda perlu mengelola hubungan antara kumpulan data referensi dan semua permutasi tersebut.
Mengelola Jenis Data Referensi
Salah satu masalah umum dengan solusi data referensi berpemilik adalah bahwa model data tunggal tidak dapat dengan mudah mewakili berbagai jenis data referensi. Model data perlu diperluas untuk mendukung kumpulan data referensi baru dan properti baru khusus untuk berbagai jenis data referensi yang dikelola.
Referensi manajemen dataset dan pengalaman pengguna
Solusi MDR perlu dirancang dengan mempertimbangkan pengguna bisnis. Dengan menyediakan antarmuka pengguna yang intuitif dan model data yang fleksibel, bisnis dapat dengan cepat menginstal, mengonfigurasi, dan mengimpor data referensi dengan kebutuhan minimal untuk keterlibatan TI yang berkelanjutan.
Arsitektur/Kinerja
Karena sifat data referensi yang sangat terkait, mode semantik berguna untuk mengelola hubungan antara kumpulan data referensi dan dari waktu ke waktu. Jelas, kebutuhan untuk mendokumentasikan data referensi dan koneksi kompleksnya ke domain lain membutuhkan platform untuk memiliki model data/semantik yang kuat.
Manajemen hierarki atas kumpulan data referensi
Tabel kode referensi dapat berupa daftar datar atau hierarki. Struktur hierarki adalah aspek kunci dari data referensi yang perlu dikelola selain hubungan dan nilai pemetaan.
Konektivitas
Sangat penting bahwa solusi Manajemen Data Referensi (MDR) menyediakan berbagai cara koneksi yang fleksibel untuk memberikan “jangkauan” maksimum. Data referensi harus tersedia untuk sistem aplikasi hilir, pelanggan jarak jauh, dll. Selain itu, setiap konsumen data MDR harus dapat mengakses data dalam media dan format yang paling nyaman bagi mereka.
Impor dan Ekspor
Solusi MDR perlu mengizinkan impor dan ekspor data referensi dalam berbagai format. Misalnya, untuk pemetaan masuk dan keluar ke/dari definisi data, sumber dan tujuan, seperti file datar atau database, serta format CSV dan XML.
Dukungan pembuatan versi
Solusi MDR juga perlu mendukung pembuatan versi kumpulan data referensi dan pemetaan terkait. Kontrol versi ini digunakan bersama dengan manajemen siklus hidup untuk mengelola perubahan pada kumpulan data referensi dan pemetaan dari waktu ke waktu.
Keamanan dan kontrol akses
Solusi Manajemen Data Referensi (MDR) modern memberikan keamanan berbasis peran yang kuat. Misalnya, akses ke entitas tertentu harus dikontrol oleh peran pengguna, grup tempat pengguna menjadi anggota, dan properti entitas terkait, ditambah status siklus hidup entitas itu sendiri.
Manajemen siklus hidup ujung ke ujung
Solusi MDR perlu menggunakan UI tata kelola dan proses alur kerja untuk memberikan dukungan bagi tata kelola formal data referensi, menempatkan manajemen siklus hidup ujung ke ujung lain dari data referensi bisnis di tangan pengguna bisnis, mengurangi beban TI dan meningkatkan kualitas keseluruhan data yang digunakan di seluruh organisasi. Ekonomi Bisnis: Apa itu Manajemen Data Referensi?
