Data referensi adalah subset khusus dari data master yang digunakan untuk klasifikasi di seluruh organisasi. Ini dapat digunakan dalam manajemen data untuk menentukan karakteristik pengidentifikasi. Apakah data berasal dari penulis eksternal atau internal, itu tidak ambigu dan tidak dapat dinegosiasikan.
Data referensi mencakup hierarki yang kompleks, tugas, dan banyak lagi. Data referensi dapat berasal dari internal (dalam organisasi) atau eksternal (dikumpulkan dari sumber data lain). Itu juga dapat digambarkan dalam hubungan satu-ke-satu, hubungan satu-ke-banyak, atau bahkan hierarki.
Diagram Data Referensi
Secara umum ada dua jenis utama data referensi yaitu data referensi multi-domain dan data referensi waktu nyata. Data referensi lintas domain tidak spesifik industri dan dapat menjangkau beberapa area fungsional (keuangan, risiko dan kepatuhan, sumber daya manusia, dll.) dan jenis konten (kode ISO negara dan data referensi non-volatil lainnya) yang harus mendominasi dan dibagikan.
Data benchmark real-time biasanya digunakan di industri pasar modal (broker, manajer aset, dan perusahaan jasa sekuritas), serta di pasar intelijen militer dan komando-dan-kontrol. Ini juga semakin banyak digunakan dalam aplikasi Internet of Think (IoT)yang memerlukan penandaan metadata dari sumber data streaming di data lake besar.
Data referensi dapat bersifat publik atau pribadi dan menghubungkan berbagai domain dan aplikasi melalui nilai dan semantik yang konsisten, untuk membuat tampilan dan hierarki multi-domain. Misalnya, data yang menghubungkan pelanggan dan produk, seperti informasi akuntansi biaya/pendapatan, staf penjualan, unit bisnis, geografi, atau data industri, semuanya akan dimasukkan dalam referensi data.
Perbedaan antara data referensi dan data master
Penting untuk memahami perbedaan antara data referensi dan data master. Jika data master mewakili bagian-bagian penting dari bisnis, termasuk data pelanggan dan data yang terkait dengan aktivitas dan transaksi bisnis, data referensi mewakili sekumpulan data yang diizinkan untuk digunakan dari data master untuk klasifikasi.
Selain itu, perubahan pada data dasar sering kali terjadi secara perlahan seiring waktu sebagai cerminan langsung dari setiap perubahan dalam proses bisnis, sedangkan perubahan pada data induk akan terjadi dalam proses bisnis standar.
Meskipun data dasar jarang berubah, perubahan kecil tersebut dari waktu ke waktu perlu dikelola dan disinkronkan di seluruh organisasi. Ini adalah tantangan yang dihadapi banyak perusahaan dan mereka harus berjuang dengan prinsip-prinsip tata kelola dan manajemen data referensi konsisten.
Contoh data referensi
Berikut adalah beberapa contoh data benchmark:
- kode pos
- kode transaksi
- Pusat biaya
- hierarki keuangan
- Kode negara bagian atau negara
- koin
- Jenis unit organisasi
- kode bahasa
- segmen pelanggan
- Tugas dan proses bisnis
Mengapa data referensi penting?
Karena koneksi kompleks antara domain dan aplikasi yang terdiri dari data referensi, mengelola data tersebut dapat menghadirkan beberapa tantangan. Itu sebabnya manajemen data referensi sama pentingnya untuk menangani potensi masalah seperti tata kelola, kontrol versi, dan hierarki kustom.
Data referensi perlu ditentukan menurut istilah bisnis dan diperiksa berdasarkan aturan yang dibuat perusahaan, dikelola dalam hierarki, dibagikan untuk kolaborasi, dan dipantau untuk perubahan yang dibuat oleh pengguna yang berbeda, kualitas data, dan pelaporan.
Data referensi ada di mana-mana dan perlu dikelola agar sistem organisasi bekerja sinkron dengan data yang akurat dan dapat dioperasikan. Tanpa manajemen ini, data referensi akan disimpan dalam organisasi dan akan sering didefinisikan dan dikelola secara berbeda dari aplikasi ke aplikasi, kehilangan akurasi dan menjadi biaya yang tidak efektif.
Manfaat mengelola dan mendistribusikan data referensi
Variasi dalam data dasar organisasi dapat menyebabkan masalah kualitas data yang serius, yang menyebabkan waktu henti, ketidakakuratan, dan pengambilan keputusan yang buruk. Tetapi dengan cara terpusat untuk mengelola data referensi mereka, organisasi akan dapat memanfaatkan manfaat yang tercantum di bawah ini:
Mengurangi Biaya TI
Dengan tempat terpusat untuk menyimpan dan mengelola data referensi, organisasi akan mengurangi biaya penyimpanan terkait dari beberapa sistem. Ini juga akan mempercepat waktu dan uang yang dihabiskan untuk mengubah data referensi di seluruh perusahaan.
Pembaruan Agile
Agile merupakan metode-metode pengembangan software yang dilakukan secara bertahap dan berulang. Ini juga akan membantu mengurangi upaya yang terlibat dalam mengubah dan memperbarui data referensi. Pada gilirannya, mereka akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proyek integrasi data.
Mengurangi risiko
Seperti disebutkan, data referensi yang buruk berarti kualitas data yang buruk, yang dapat berisiko dalam hal pengambilan keputusan bisnis tentang data yang tidak akurat dan dalam hal mematuhi peraturan data. Dengan menempatkan kontrol di sekitar data referensi dan mengaudit perubahannya, organisasi akan sangat mengurangi risiko data yang salah atau tidak konsisten.
Pelaporan bisnis yang disempurnakan
Data referensi juga melaporkan bisnis. Manajemen data referensi yang lebih baik memastikan bahwa laporan organisasi akurat dan dapat diandalkan untuk digunakan pengguna bisnis dalam proses pengambilan keputusan.
Siapa yang perlu memiliki data referensi?
Semua perusahaan di semua sektor memiliki data referensi. Berikut adalah beberapa industri di mana data benchmark sangat luas dan oleh karena itu mengelolanya dengan sukses sangat penting:
Perbankan dan Layanan Keuangan
Pengidentifikasi aman sering digunakan di industri keuangan untuk bertransaksi atau menyelesaikan transaksi. Penanda ini adalah bentuk data referensi dan sangat penting untuk industri.
Pemerintah/Sektor Publik
Pemerintah dan badan pengatur lainnya sering menggunakan data referensi untuk melacak catatan publik dan menjaga konsistensi di berbagai organisasi.
Perawatan Kesehatan
Dalam industri perawatan kesehatan, data referensi sangat penting, misalnya untuk memastikan hubungan yang akurat antara hasil lab dan informasi pasien.
Perjalanan dan Perhotelan
Maskapai penerbangan, hotel, mobil sewaan, dan bisnis terkait perjalanan lainnya mengandalkan data referensi untuk mengatur operasi besar dan mempertahankan pengalaman pelanggan yang luar biasa.
E-commerce
Karena semakin banyak bisnis bergerak online dan menjauh dari model bisnis tradisional, operasi e-commerce dan dengan demikian data referensi akan terus menjadi penting. Kode transaksi, informasi pelanggan, dan data lainnya perlu ditautkan secara konsisten untuk memastikan keamanan dan efisiensi.
Ekonomi Bisnis: Pengertian Data Referensi Dalam Organisasi
